Смена офиса для многих компаний стала часто повторяющимся явлением, которое требует значительных расходов. В этот период ритм работы компании нарушается, ухудшаются финансовые показатели ее деятельности: к прямым затратам на переезд добавляются финансовые потери от снижения прибыли и выплаты зарплаты сотрудникам за выполнение ими не прямых обязанностей, а малоквалифицированно й работы. Поэтому чем лучше и быстрее организован офисный переезд, тем меньше прямые затраты на него и меньше финансовые потери от нарушения ритма работы компании.
Как можно сократить прямые затраты и потери от недополученной выручки? Есть два основных способа. Первый – тщательно спланировать переезд. Второй – правильно выбрать компанию, которая оказывает услуги, связанные с офисным переездом. Начать нужно с назначения должностного лица, отвечающего за планирование и организацию переезда. До выбора подрядчика необходимо оценить примерные объемы работ и составить План мероприятий, связанных с переездом в другой офис.
При оценке объемов работ, связанных с переездом нужно учесть: - Количество рабочих мест и помещений, которые следует ликвидировать в старом офисе и создать в новом офисе. - Объем комплектации каждого рабочего места мебелью, сейфами, оргтехникой в новом офисе. - Объем комплектации в новом офисе мест отдыха и приема пищи. - Количество мебели, сейфов, оргтехники и бытовой техники, которые будут перевезены в новый офис и которые подлежат утилизации. - Объем перевозимого в новый офис архива, который подлежит сдаче в Государственный архив и который подлежит утилизации. - Протяженность пути и количество этажей в зданиях старого и нового офисов, а также наличие или отсутствие лифтов. - Вид и объем упаковочного материала. - Количество персонала компании, необходимого для разборки мебели и упаковки имущества в старом офисе и распаковки его в новом офисе и сборке мебели, для выполнения погрузо-разгрузочных работ, а также объемы упаковочного материала, который необходимо будет утилизировать после переезда. - Сроки, в которые необходимо и возможно организовать переезд. - Количество персонала компании, которое будут отвлечено от своих прямых обязанностей и задействовано в переезде с учетом рабочего времени по каждому сотруднику. - Определение ответственных лиц за переезд по каждому подразделению. - Объемы, связанные с уборкой старого и нового офисов после переезда компании. - Получение разрешений в службе безопасности или охраны на вынос имущества из старого офиса и разрешений для того, чтобы его внести в новый офис.
После составления Плана переезда необходимо правильно выбрать компанию, в перечне услуг которой есть услуга - офисные переезды. После выбора компании определить с ней объемы ее услуг и заключить договор на подряд. Качественный план и правильно выбранная компания облегчат переезд и эффективную организацию работы в новом офисе.
